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Recordatorios de SMS/texto 101: cómo determinar la hora y la frecuencia de la programación de sus citas

Tabla de contenido ocultar 1 Importancia del tiempo y la frecuencia al programar citas 1.1 Cree una meta 1.2 Debe coincidir con la del personal...

Escrito por Ashok Kumar · Lectura de 3 min >
Cómo determinar el tiempo y la frecuencia

Es muy importante el momento y la frecuencia de los recordatorios de citas. Reducir las ausencias de los clientes sigue siendo una de las cosas importantes para los clientes y para los proveedores, ya que aprovechará sus ingresos. El recordatorio de citas es necesario para garantizar si las citas programadas realmente se realizan o no, y el tiempo y la frecuencia lo ayudarán a mantenerse al día con los clientes y, por lo tanto, ayudarán a adquirir nuevos clientes.  

Los teléfonos inteligentes han estado en manos de todos y la tasa actual de propiedad de teléfonos celulares ha aumentado un 95%, donde casi todos envían mensajes y mensajes de texto. De media, la gente recibe más de 80 mensajes diarios y consulta el móvil numerosas veces. Entonces aquí entendemos que los clientes siempre prefieren los mensajes de texto al principio. El método de los mensajes de texto es un nuevo método para llegar a la gente. Los correos electrónicos también son buenos, pero de alguna manera algunos de ellos terminan en el spam o no son reconocidos. Aparte de todo esto, lo más importante es cómo y cuándo envías los mensajes a tus clientes. Veremos algunos puntos al respecto a continuación. 

Importancia del tiempo y la frecuencia al programar citas 

¡El tiempo es todo! El tiempo y la frecuencia son la clave para las mejores prácticas en la programación de citas. 

  • Administrar su agenda con tiempo lo ayudará a completar la tarea sin sobrecargarse y también ayudará a su cliente a responder en consecuencia. 
  • Si no enviamos el recordatorio de la cita a intervalos regulares, los clientes no tendrán tiempo para confirmar sus citas, cancelarlas o reprogramarlas. Programar las citas en el momento correcto les ayudará a tomar decisiones en el momento adecuado. 

Crear un objetivo

Describe el objetivo antes de enviarlo. Debes evitar cualquier caos en el cuadro de texto del cliente. Elija un horario apropiado entre el horario laboral para enviar el cronograma de citas a través de mensaje. Además, todas las reglas y regulaciones también dependen de sus clientes. Uno de los pasos importantes que debe recordar todo programador de citas es que debe enviar la cita 24 horas antes de la misma. Esto es por dos razones:

  • Los clientes pueden cancelar o reprogramar sus citas y esas 24 horas les serán útiles. 
  • Le dará un contexto sobre a qué hora es mejor enviar el recordatorio. 

Junto con el recordatorio de 24 horas antes, uno de los beneficios más importantes que puedes ofrecer es enviar otro recordatorio una hora antes de la cita que ayudará a los clientes a recordar el evento para el que han configurado el recordatorio de cita. 

Debería coincidir con la comodidad del personal

El mensaje recordatorio que está enviando, si tiene un CTA (llamado a la acción) sólido relacionado, será mejor enviarlo después de asegurarse de saber a qué hora su personal está disponible para dar una respuesta. Esto se debe a que si el equipo no está disponible para reprogramar, cancelar, programar o realizar seguimientos, ninguno de ellos se completará hasta el día siguiente. 

Crédito de la imagen Unsplash 

Ofrezca a sus clientes pocas fechas y horas potenciales

Podrás proporcionar a tus clientes o clientes varias fechas, días y horarios de citas desde el principio. Pero debe mantenerse según las zonas horarias o la hora estándar de contactos específicos. Si les proporcionas los espacios, les ayudará a elegir según su tiempo. Puede mencionar algunos horarios de la mañana, como de 10 a. m. a 12 p. m.; pocos horarios por la tarde, como de 2:3 a 7:8 horas; Algunos horarios por la noche, como de XNUMX:XNUMX p. m. a XNUMX:XNUMX p. m. Este tipo de calendario se puede ver durante la vacunación contra Covid en las industrias de la salud. Junto con las fechas, debes darles varios días, como principios de semana o finales de semana. Esto será muy flexible para que sus clientes reserven sus horarios y para que el personal les envíe recordatorios de citas por mensaje de texto. 

No programe citas consecutivas 

Programar citas consecutivas no es una decisión inteligente; es mejor dejar algo de tiempo entre las programaciones. Esto se debe a que una programación intensa aumentará el trabajo en el calendario y, por lo tanto, también aumentará el trabajo. A veces resulta difícil terminar todo en un día. El tiempo de reserva le ayudará a cubrir las citas retrasadas o tardías. 

Enviar mensaje con tres días de antelación

Cuando se envía un SMS tres semanas antes de la cita, la respuesta del paciente a los mensajes recordatorios muestra las tasas de confirmación. La estrategia de un recordatorio con tres semanas de antelación crea una gran tasa de confirmación. Sin embargo, la tasa de confirmación disminuye si los mensajes de texto se envían una semana antes de la cita. 

Veamos cómo afecta a varias industrias como hemos visto los factores.

1. Cuidado De La Salud 

Se ha demostrado que la programación de citas es muy saludable en el industria de la salud. De esta manera, es probable que llenen los vacíos y ayuden a los pacientes a evitar no presentarse. Además, para una reserva rápida, esto es muy importante. Ahorra tiempo al paciente y al personal. Además, en los centros sanitarios se dan las franjas horarias y los datos para que los pacientes puedan acudir en el horario que prefieran. 

2. Reclutamiento y Recursos Humanos

Sin una programador de citas La industria del reclutamiento está vacía. Los candidatos necesitan recordatorios de vez en cuando. Si la programación no se realiza en el momento adecuado, se generarán muchas ausencias. El cronograma automatizado generará muchos ingresos. Aunque deberían eliminar los recordatorios consecutivos. 

Conclusión

Del artículo anterior, ahora sabemos cómo el tiempo y la frecuencia son necesarios para programar citas. El tiempo provoca que no se presenten en todos los campos, como la atención sanitaria, las células de contratación o cualquier otra empresa. Se necesita frecuencia para los días señalados, eliminando mensajes consecutivos y mensajes de texto cuando sea necesario. También sabemos cómo afecta a industrias específicas. 

Escrito por Ashok Kumar
Director ejecutivo, fundador y director de marketing de Make An App Like. Soy escritor en OutlookIndia.com, KhaleejTimes, DeccanHerald. Contáctame para publicar tu contenido. Mi Perfil

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