Tech Updates

Problemas de gestión de proyectos | Gestión de proyectos Retos y soluciones

Hemos compilado una lista de las nueve dificultades más comunes en la gestión de proyectos, así como sugerencias sobre cómo abordarlas...

Escrito por Ashok Kumar · Lectura de 4 min >
Desafíos de la gestión de proyectos

Trabajar en equipo requiere esfuerzo y habilidades para aportar algo de valor. Completar un solo proyecto conlleva muchos desafíos que pueden resultar frustrantes. Afortunadamente, existen herramientas y equipos gracias a la tecnología avanzada de los que las organizaciones pueden depender hoy en día. Esto no funcionará sin el conocimiento y las habilidades de cada persona involucrada en el proyecto. 

Muchas organizaciones todavía enfrentan dificultades, a pesar de trabajar con un equipo y todas las herramientas avanzadas. Este artículo señalará los diferentes desafíos que la gestión de proyectos puede encontrar junto con las posibles soluciones.

Formas efectivas de superar los desafíos de la gestión de proyectos

1. Falta de comunicación 

La comunicación tiene un papel importante a la hora de completar un proyecto. Sin embargo, la mayoría de las interacciones hoy en día se realizan de forma remota mediante una variedad de software. Esto hace que el proceso sea más complicado y da como resultado habilidades de gestión deficientes. Algunas agendas pueden pasarse por alto y no discutirse claramente en la pantalla, lo que podría desviar el rumbo del proyecto.

Las empresas tienden a introducir una herramienta de inmediato para resolver el problema. Pero también es importante comprender la raíz del problema antes de tomar medidas. Debe estar alineado con el tipo de proyecto que estás trabajando para no perder tiempo, esfuerzo y recursos. 

La gestión de tareas puede ayudar a reducir la mala comunicación mientras se lleva a cabo el proyecto. Implica una lista de tareas pendientes para organizar mejor lo que se debe hacer en un cronograma particular. Esto también beneficia todo el proceso de lluvia de ideas. Es más fácil tener ideas cuando todo está en el lugar correcto.

Los líderes de equipo pueden utilizar varias herramientas para desarrollar planes concretos y tomar medidas para ver el progreso a lo largo del camino.

Cuando se trata de una gestión eficaz de proyectos, el uso de SharePoint puede cambiar las reglas del juego. SharePoint ofrece una plataforma centralizada que facilita la colaboración fluida, el intercambio de documentos y la comunicación transparente entre los miembros del equipo. Al aprovechar las funciones de SharePoint, como bibliotecas de documentos y listas de tareas, los equipos pueden mejorar su productividad, garantizar una mejor organización y superar las barreras de comunicación. Uso de SharePoint para la gestión de proyectos permite a los equipos optimizar sus flujos de trabajo, mantenerse alineados y lograr resultados exitosos en los proyectos.

Por otra parte, la comunicación es la clave para continuar con el plan y también para evitar malentendidos dentro del plazo. 

2. Pobre compromiso 

Trabajar en equipo requiere tu contribución, sin importar cuán grande o pequeña sea. Una organización está formada por partes interesadas, miembros y clientes que deben actuar juntos para alcanzar los objetivos establecidos. Todas las personas involucradas en el negocio son responsables del éxito o del fracaso del proyecto. Es un trabajo en equipo, por lo que las ideas y opiniones de cada persona importarán en cada paso del camino. 

Puede resultar frustrante trabajar con alguien que no muestra interés en el proyecto. Este es un problema común para las grandes empresas que involucran a partes interesadas de alto perfil. El desafío aquí es que las partes interesadas a menudo no tienen suficiente tiempo para asistir a las reuniones. 

En primer lugar, debes conocer las causas de la desconexión. Quizás se deba a una falta de interés por obtener pequeños beneficios del proyecto. O bien, la parte interesada ya aceptó un proyecto y puede resultar abrumador obtener más. La falta de experiencia también hace que las partes interesadas se sientan incómodas a la hora de participar y puede provocar mayores conflictos. 

La mejor solución es explicar a las partes interesadas el proyecto en sí. Invítalos a reuniones programadas y no descuides la planificación. Aunque el papel de una parte interesada no es grandioso, su presencia en cada reunión es importante. Reconozca sus términos al programar una cita y también conozca la experiencia específica. Comuníquese suavemente con las partes interesadas para generar confianza y compromiso. 

3. Falta de recursos 

El tiempo y el dinero son sólo dos de los factores importantes a considerar al completar un proyecto. Se necesitan muchos recursos para aumentar la eficiencia en cada fase del proyecto. Será más difícil visualizar rutas críticas sin las herramientas adecuadas y también la fuerza laboral. 

Afrontar múltiples proyectos con pocos recursos puede ser una molestia y una pérdida de tiempo. Por ello, invertir en diferentes herramientas y mano de obra es fundamental desde el principio para evitar tareas desbordadas. 

4. Toma de decisiones defectuosa

Seguir el progreso es realmente imposible sin informes adecuados. Los directores de proyecto están obligados a entregar informes en tiempo real a todas las personas involucradas en el proyecto. Debe haber transparencia en la información para evitar malentendidos y tomas de decisiones equivocadas. 

Formular una base de datos es uno de los mejores remedios para comunicar el estado actual del proyecto al equipo. Debe ser accesible y completo para tomar fácilmente las decisiones más adecuadas. Además de eso, es vital comprobar el progreso del proyecto de vez en cuando.

La base de datos también brinda a los gerentes de proyecto un control total sobre la tarea. Por tanto, es más fácil gestionar un proyecto con total visibilidad que también beneficia la toma de decisiones. 

5. Encontrando varios riesgos 

Los riesgos no son nuevos en la gestión de una organización. Siempre habrá riesgos en el camino y no son nada sorprendentes. 

La planificación siempre será un buen comienzo a la hora de crear un proyecto. Sin embargo, algunas organizaciones están estancadas en la etapa de preparación y temen enfrentar riesgos potenciales. Una respuesta así podría generar más problemas en el futuro si no se hace nada. 

Intente ejecutar un plan de gestión de riesgos en la etapa anterior del proyecto. Esto le permitirá ahorrar tiempo, esfuerzo y dinero a largo plazo y garantizará un buen futuro para su empresa. Es confiable para nombrar posibles riesgos y proporcionar planes de acción para mitigar problemas particulares. 

No se preocupe, existen organismos profesionales que pueden ayudarle a eliminar los riesgos. Se aplica a cualquier tipo de riesgo, por lo tanto, debe mantener intacta su organización mientras trabaja en los proyectos necesarios. 

Diez desafíos más en la gestión de proyectos y cómo superarlos

Según un informe publicado en el Harvard Business Review, uno de cada seis proyectos cuesta más del 200 por ciento del precio presupuestado y alrededor del 70 por ciento de los proyectos de TI se retrasan. Gestores de proyectos son responsables de impedirlo, pero encuentran numerosos obstáculos al hacerlo.

Diez desafíos más en la gestión de proyectos y cómo superarlos
¿Qué es un director de proyecto?

Hemos compilado una lista de las nueve dificultades más comunes en la gestión de proyectos, así como sugerencias sobre cómo abordarlas cuando surjan.

  1. Fluencia del alcance
  2. Falta de comunicación
  3. Falta de objetivos claros y criterios de éxito.
  4. Problemas presupuestarios
  5. Habilidades inadecuadas de los miembros del equipo.
  6. Gestión de riesgos inadecuada
  7. Falta de responsabilidad
  8. La participación limitada de las partes interesadas
  9. Plazos poco realistas

Reflexiones Finales:

De hecho, la gestión de proyectos está llena de desafíos que exigen tiempo y esfuerzo para superarlos. Uno de los principales problemas a la hora de trabajar en un gran proyecto es la falta de recursos, conocimientos y comprensión dentro de la organización. Esos problemas se pueden evitar mediante una mejor comunicación entre la fuerza laboral y también con las herramientas correctas para ayudar, como software de gestión de proyectos para equipos

Escrito por Ashok Kumar
Director ejecutivo, fundador y director de marketing de Make An App Like. Soy escritor en OutlookIndia.com, KhaleejTimes, DeccanHerald. Contáctame para publicar tu contenido. Mi Perfil

Deje un comentario

Translate »