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Cómo utilizar el software CMMS para rastrear y gestionar los costos de mantenimiento

Tabla de contenido ocultar 1 razones por las que el mantenimiento reactivo le está costando dinero 2 formas de utilizar el software Cmms de forma eficaz...

Escrito por Ashok Kumar · Lectura de 3 min >
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Como propietario de un negocio, desea mantener su equipo funcionando sin problemas sin tener que gastar mucho dinero. Pero seamos realistas, el mantenimiento puede ser una tarea desalentadora. Desde realizar un seguimiento de las diferentes piezas hasta garantizar que se sigan los cronogramas, todo puede generar altos costos de mantenimiento. Aquí es donde entra en juego el software CMMS para ayudar a agilizar el proceso de mantenimiento y ahorrarle dinero.

Sin embargo, implementar el software CMMS no siempre es un paseo por el parque. A muchas empresas les resulta difícil utilizar eficazmente el software para rastrear y gestionar sus costos de mantenimiento, así como los ocultos. 

Software CMMS para rastrear y gestionar los costos de mantenimiento
Software CMMS para rastrear y gestionar los costos de mantenimiento

Según una encuesta de Plant Engineering, el 60% de los encuestados nunca había utilizado CMMS o sólo lo utilizaba esporádicamente. Pero no te preocupes, no tienes por qué ser parte de esta estadística.

El uso del software CMMS puede aportar importantes beneficios a su negocio. En un estudio realizado por Aberdeen Group, las empresas que utilizan software CMMS experimentaron una reducción del 16 % en el tiempo de inactividad y un aumento del 20 % en la productividad del mantenimiento. Es más, el software CMMS ayudó a las empresas a reducir sus costos de mantenimiento hasta en un 25%.

Pero, ¿cómo se utiliza el software CMMS a su favor? Exploremos cinco formas sencillas de reducir los costos de mantenimiento con CMMS. Pero primero comprendamos qué le está costando dinero.

Razones por las que el mantenimiento reactivo le está costando dinero

El mantenimiento reactivo es un enfoque común en el que el equipo solo recibe servicio después de una avería. Sin embargo, este enfoque puede resultar costoso a largo plazo, lo que genera gastos innecesarios y tiempo de inactividad. A continuación se detallan las principales causas de paradas no planificadas de equipos:

Fuente: Planta de ingeniería

Aquí hay cuatro razones por las que el mantenimiento reactivo puede terminar costándole dinero:

  • Mayores costos de reparación debido al retraso en el mantenimiento.
  • Mayor tiempo de inactividad de los equipos, lo que lleva a pérdida de producción.
  • Mayores riesgos de seguridad para el personal y el equipo.
  • Menor vida útil de los equipos por falta de mantenimiento preventivo.

Para evitar estos problemas, implementar un plan de mantenimiento CMMS proactivo puede ser una solución rentable. Este enfoque incluye inspecciones periódicas, mantenimiento preventivo y mantenimiento predictivo, todo lo cual puede ahorrar tiempo y dinero a largo plazo. Entendamos más profundamente en la siguiente sección.

Formas de utilizar el software Cmms para realizar un seguimiento y gestionar eficazmente los costes de mantenimiento

En el mundo de la gestión del mantenimiento, mantener los costes bajo control es una prioridad absoluta para cualquier empresa. Con las herramientas adecuadas, como un sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS), las empresas pueden realizar un seguimiento y gestionar eficazmente sus costos de mantenimiento. Aquí hay cinco formas de utilizar el software CMMS para rastrear y administrar los costos de mantenimiento:

  1. Establezca presupuestos de mantenimiento para un seguimiento preciso de los costos

Uno de los pasos más importantes en la gestión de los costos de mantenimiento es establecer un presupuesto de mantenimiento. Un CMMS puede ayudarle a establecer y realizar un seguimiento de su presupuesto de mantenimiento al brindarle visibilidad de sus gastos de mantenimiento. Para hacer esto, siga estos pasos:

  • Determine sus gastos de mantenimiento actuales recopilando datos de años anteriores y observando los gastos actuales.
  • Clasifique los gastos en diferentes áreas de mantenimiento, como mantenimiento correctivo, preventivo y predictivo.
  • Identifique áreas donde pueda reducir costos, como reducir el mantenimiento correctivo mediante medidas de mantenimiento preventivo.
  • Establezca un presupuesto de mantenimiento realista para el año y asigne fondos a cada área.

Al establecer un presupuesto de mantenimiento, puede realizar un mejor seguimiento de sus gastos e identificar áreas donde puede reducir costos.

  1. Realice un seguimiento de los costos de mantenimiento en tiempo real

El seguimiento de los costos de mantenimiento en tiempo real es esencial para una gestión eficaz de los costos. Con un CMMS, puede realizar un seguimiento de los costos de mantenimiento en tiempo real siguiendo estos pasos:

  • Cree una orden de trabajo para cada tarea de mantenimiento.
  • Incluya todos los gastos relacionados con la tarea en la orden de trabajo, como costos de mano de obra, piezas y materiales.
  • Asigne cada gasto a la categoría de mantenimiento adecuada, como mantenimiento correctivo, preventivo o predictivo.
  • Actualice la orden de trabajo en tiempo real a medida que se incurran en nuevos gastos.

Al realizar un seguimiento de los costos de mantenimiento en tiempo real, puede identificar rápidamente áreas donde los costos están aumentando y tomar medidas para reducirlos.

  1. Supervise los indicadores clave de rendimiento (KPI) para los costos de mantenimiento

El seguimiento de los KPI es una parte esencial de la gestión de los costes de mantenimiento. Un CMMS puede ayudarle a monitorear los KPI relacionados con los costos de mantenimiento al proporcionar datos en tiempo real sobre métricas clave. Algunos indicadores clave de desempeño (KPI) para considerar el seguimiento incluyen:

  • Tiempo medio entre fallas (MTBF)
  • Tiempo medio de reparación (MTTR)
  • Costo de mantenimiento por activo
  • Costo de mantenimiento como porcentaje de los ingresos.

Al monitorear estos KPI, puede identificar áreas donde los costos están aumentando y tomar medidas para reducirlos.

  1. Utilice mantenimiento preventivo para reducir los costos de mantenimiento correctivo

El mantenimiento preventivo es un enfoque proactivo del mantenimiento que puede ayudar a reducir los costos de mantenimiento correctivo. Un estudio de Plant Engineering encontró que el mantenimiento preventivo puede reducir los costos de mantenimiento correctivo hasta en un 50%. Con un CMMS, puede configurar programas de mantenimiento preventivo para cada activo, lo que le ayudará a identificar posibles problemas antes de que se conviertan en problemas importantes. Para implementar un programa de mantenimiento preventivo, siga estos pasos:

  • Identificar activos que requieren mantenimiento preventivo en función de su criticidad y uso.
  • Establece un cronograma de mantenimiento preventivo para cada activo basado en las recomendaciones del fabricante y tu propia experiencia.
  • Utilice el CMMS para programar y realizar un seguimiento de las tareas de mantenimiento preventivo.
  • Supervise la eficacia del programa de mantenimiento preventivo mediante el seguimiento de KPI clave, como MTBF y MTTR.

Al implementar un programa de mantenimiento preventivo, puede reducir los costos de mantenimiento correctivo y aumentar la vida útil de sus activos.

¿Cuál es el resultado final de la gestión de los costos de mantenimiento?

El software CMMS eficiente es una herramienta esencial para rastrear y gestionar los costos de mantenimiento. Con el enfoque correcto y el sistema adecuado, puede reducir significativamente sus gastos de mantenimiento y al mismo tiempo mejorar sus operaciones generales. 

Al aprovechar los numerosos beneficios del software CMMS, como órdenes de trabajo automatizadas, gestión de inventario optimizada y programación de mantenimiento preventivo, puede mantener su equipo funcionando sin problemas y manteniendo los costos bajo control. Ya sea que esté dirigiendo una pequeña empresa o una gran operación industrial, implementar un sistema GMAO eficaz puede ayudarle a estar al tanto de los costos de mantenimiento, reducir el tiempo de inactividad y maximizar la vida útil de sus activos. Entonces, ¿por qué esperar? Comience a explorar el mundo de CMMS hoy y vea la diferencia que puede marcar para su negocio.


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Escrito por Ashok Kumar
Director ejecutivo, fundador y director de marketing de Make An App Like. Soy escritor en OutlookIndia.com, KhaleejTimes, DeccanHerald. Contáctame para publicar tu contenido. Mi Perfil

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