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Cómo optimizar su presupuesto de viajes corporativos

Tabla de contenido ocultar 1 Planifique de manera proactiva para obtener ahorros máximos 1.1 Reserve vuelos con anticipación 1.2 Considere las temporadas intermedias para viajar 1.3...

Escrito por Ashok Kumar · Lectura de 3 min >
aplicaciones para usar al viajar

Los viajes corporativos son esenciales para muchas empresas, ya que fomentan la colaboración, construyen relaciones y cierran acuerdos. Pero esas millas de viajero frecuente tienen un costo. Estas son las buenas noticias: puede optimizar su presupuesto de viajes corporativos sin sacrificar la productividad o la satisfacción de los empleados.

Si no sabe por dónde empezar, a continuación encontrará algunas estrategias ganadoras para que su dinero para viajes rinda más:

Planifique de forma proactiva para lograr ahorros máximos

Del mismo modo que reservar unas vacaciones de verano con antelación ofrece mejores ofertas, planificar con antelación viajes corporativos obtiene recompensas similares. La reserva anticipada le permite obtener tarifas más bajas en vuelos y hoteles. Aquí le mostramos cómo maximizar su planificación proactiva:

Reserve vuelos con anticipación

Para viajes nacionales, considere reservar vuelos con al menos uno a tres meses de anticipación. Si está planeando un viaje internacional, resérvelo entre dos y cinco meses antes. Las aerolíneas suelen publicar sus boletos más baratos con meses de anticipación y los precios aumentan constantemente a medida que se acerca la fecha del viaje.

Considere las temporadas intermedias para viajar

Las temporadas intermedias son los períodos entre las horas pico y las horas valle de viaje. Los vuelos y hoteles suelen ser más baratos durante estas fechas y evitarás las aglomeraciones.

Seguimiento de ofertas de pasajes aéreos y programas de fidelización

Regístrese para recibir alertas por correo electrónico de aerolíneas y sitios web de viajes para recibir notificaciones sobre ventas flash y ofertas especiales. Los programas de fidelización pueden ofrecer importantes ahorros en vuelos, incluidos vuelos gratuitos y mejoras.

Reserve hoteles con políticas de cancelación flexibles

Esto le permite obtener una excelente tarifa por adelantado y tener la tranquilidad de cancelar si su viaje cambia.

Negociar tarifas corporativas con hoteles

Si su empresa reserva habitaciones con frecuencia en una cadena hotelera en particular, negocie una tarifa corporativa para sus empleados. Esto puede generar ahorros significativos en comparación con las tarifas disponibles públicamente.

La planificación proactiva no sólo garantiza mejores tarifas, sino que también ofrece flexibilidad y beneficios adicionales, lo que hace que los viajes corporativos sean más eficientes y rentables.

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Embrace Technology

La tecnología es tu amiga cuando se trata de administrar tu presupuesto de viajes corporativos. Las herramientas de gestión de viajes pueden cambiar las reglas del juego. Estas plataformas ofrecen una ventanilla única para reservar vuelos, hoteles y coches de alquiler, a menudo con tarifas corporativas negociadas. Además, agilizan el proceso de aprobación y proporcionan datos valiosos sobre patrones de gasto.

Imagínese esto: puede realizar un seguimiento de los gastos de viaje de los empleados en tiempo real, identificar áreas de mejora y tomar decisiones basadas en datos para optimizar aún más su presupuesto. Las herramientas de gestión de viajes también pueden ayudar a hacer cumplir su política de viajes (más sobre esto más adelante), garantizando que todos estén en sintonía.

Al elegir una herramienta de gestión de viajes, un consultor de marketing con experiencia en la industria de viajes puede ayudarlo. Pueden evaluar sus necesidades, seleccionar plataformas relevantes, negociar mejores tarifas y comunicar el cambio a sus empleados.

Elaborar una política de viajes clara

Una política de viajes bien definida establece expectativas claras para los empleados y ayuda a mantener el gasto bajo control. Este documento debe describir las aerolíneas preferidas, las categorías de hoteles, las asignaciones para comidas y los procedimientos de declaración de gastos.

Estos son algunos aspectos clave a tener en cuenta:

Alojamiento

¿Deberían los empleados alojarse en cadenas hoteleras específicas o priorizar opciones económicas?

Boleto aéreo

¿Es la clase económica la norma o hay excepciones para vuelos de larga distancia?

Transporte terrestre

¿La empresa reembolsa los taxis o los empleados deberían utilizar aplicaciones de viajes compartidos o transporte público?

Con directrices claras, empodera a los empleados para que tomen decisiones informadas sin dejar de respetar las restricciones presupuestarias.

Aproveche los programas de fidelización

Regístrese en programas de fidelización ofrecidos por aerolíneas, hoteles y empresas de alquiler de coches. Estos programas proporcionan puntos o millas que se pueden canjear para viajes futuros.

Anime a los empleados a utilizar sus viajes de negocios para acumular estas recompensas, que pueden usarse para compensar costos más adelante. Además, aprovecha beneficios exclusivos como embarque prioritario, mejoras gratuitas y acceso a salas VIP premium, mejorando la experiencia de viaje sin costo adicional.

Optimizar itinerarios

Planifique itinerarios de viaje para maximizar la eficiencia. Combinar varias reuniones en un solo viaje puede reducir la cantidad de viajes necesarios. Anime a los empleados a programar reuniones estratégicamente para minimizar el tiempo de inactividad y aprovechar al máximo su tiempo de viaje. Considere los siguientes consejos:

Combinar reuniones cercanas

Programe todas las reuniones en la misma ciudad o lugares cercanos dentro del mismo viaje para evitar múltiples gastos de viaje. Este enfoque no sólo ahorra dinero sino que también reduce el tiempo que los empleados pasan viajando.

Planifique para las horas de menor actividad

Viaje durante las horas de menor actividad para aprovechar tarifas más bajas y condiciones menos concurridas. Los vuelos y el alojamiento pueden ser significativamente más baratos durante estos períodos, lo que genera ahorros sustanciales.

Maximizar escalas

Utilice las escalas de manera productiva programando reuniones o sesiones de trabajo durante los tiempos de espera. Esto puede transformar el tiempo de inactividad en valiosas horas de trabajo, haciendo que cada viaje sea más productivo.

Al optimizar los itinerarios, puede asegurarse de que cada viaje sea lo más eficiente y rentable posible. Estas estrategias ayudan a reducir los costos de viaje y al mismo tiempo maximizan el retorno de la inversión en cada viaje de negocios.

Manténgase informado sobre la industria tendencias de viaje que pueden afectar los costos generales. Factores como los precios del combustible, las condiciones económicas y las fusiones de aerolíneas pueden afectar los gastos de viaje. Ajuste sus estrategias de viaje en consecuencia para mitigar estas influencias externas. Suscribirse a boletines informativos de la industria y unirse a asociaciones de gestión de viajes puede brindarle información valiosa y mantenerse a la vanguardia de posibles fluctuaciones de costos.

Limitar las asignaciones de comidas

Los costos de las comidas pueden aumentar rápidamente. Establecer asignaciones de comida razonables para controlar estos gastos. Anime a los empleados a aprovechar los desayunos de hotel de cortesía u optar por opciones gastronómicas más asequibles. Proporcionar directrices claras sobre los reembolsos de comidas puede evitar gastos excesivos.

Establecer límites diarios

Establece un límite diario de gastos de alimentación, dividiéndolo en desayuno, almuerzo y cena. Esto proporciona claridad y ayuda a los empleados a gestionar sus gastos a lo largo del día.

Fomentar la comida local

Sugiera a los empleados que exploren los restaurantes locales, que suelen ser más asequibles que los restaurantes de los hoteles. Esto no sólo ahorra dinero sino que también ofrece a los empleados la oportunidad de experimentar la cultura local.

Utilice tarifas diarias

Adoptar las tarifas diarias estándar del gobierno o de la industria como puntos de referencia para los reembolsos de comidas. Esto garantiza equidad y coherencia en todos los ámbitos, lo que facilita el seguimiento y la predicción de los gastos.

Con estas estrategias, puede controlar eficazmente los gastos relacionados con las comidas, garantizando que se mantengan dentro del presupuesto y al mismo tiempo brindando a los empleados pautas claras sobre las comidas durante los viajes de negocios.

Conclusión

Nunca es imposible transformar los presupuestos de viajes corporativos. Recuerde, optimizar su presupuesto de viajes no se trata de tomar atajos o sacrificar el bienestar de los empleados. Se trata de lograr un equilibrio entre lograr los objetivos comerciales y maximizar la eficiencia. Con un poco de planificación y algunas tácticas inteligentes, puede asegurarse de que su programa de viajes corporativos prospere sin tener que gastar mucho dinero.

Escrito por Ashok Kumar
Director ejecutivo, fundador y director de marketing de Make An App Like. Soy escritor en OutlookIndia.com, KhaleejTimes, DeccanHerald. Contáctame para publicar tu contenido. Mi Perfil

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