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Cómo crear una firma de correo electrónico: una guía detallada

Tabla de contenido ocultar 1 Cree un diseño simple. 2 Utilice HTML para hacer su firma más atractiva. 3 Incluir un logotipo....

Escrito por Ashok Kumar · Lectura de 7 min >
Cómo crear una firma de correo electrónico

Entonces tu quieres crear firma de correo electrónico. O tal vez ya tengas uno y quieras mejorarlo. O tal vez no lo hayas pensado en absoluto, pero ahora que hemos mencionado el tema, ¡parece que esto es algo que deberías tener en mente! 

Independientemente de en qué etapa del proceso se encuentre, estamos aquí para ayudarlo con una guía paso a paso para crear una firma que sea elegante y cómoda para su marca personal. A lo largo del camino, señalaremos algunos errores comunes que cometen las personas cuando intentan hacer sus propias firmas, y créanos: ¡estos errores ocurren con demasiada frecuencia!

Crea un diseño simple.

Tu firma de correo electrónico profesional debe ser sencilla y fácil de leer. Quiere que se vea bien y transmita el mensaje correcto, pero tampoco quiere que ocupe demasiado espacio ni interfiera con su mensaje real. Utilice una fuente que sea agradable a la vista, como Calibri o Arial.

Si utiliza un procesador de textos para crear sus firmas, asegúrese de que todo el texto se expanda cuando se copie en el cuerpo de un correo electrónico; de lo contrario, puede parecer un galimatías cuando se envía a través del sistema de Gmail.

Es importante que la longitud de tu firma sea breve y concisa; si es demasiado larga, es posible que algunas personas no se molesten en leerla entera. También es importante que cualquier información que se incluya allí sea relevante; Si no todos encontrarán relevancia en lo que están viendo (o peor aún: ¡ni siquiera sabrán quién escribió esto!), entonces ¿por qué molestarse en incluir esos detalles?

Además, un creador de firmas de correo electrónico es una gran herramienta para asegurarse de que sus firmas de correo electrónico sean consistentes. Al utilizar el mismo formato cada vez, podrá crear una imagen de marca e identidad en la mente de las personas. Esto les ayudará a recordar quién es usted cuando vuelva a ver su nombre en su bandeja de entrada, ¡ya sea mañana o dentro de diez años!

Utilice HTML para hacer su firma más atractiva.

  • Utilice HTML para hacer su firma más atractiva. Si se siente cómodo trabajando con código, use HTML para agregar negrita y cursiva, o subrayar el texto en su firma de correo electrónico.
  • Utilice un tamaño de fuente de 16 a 18. Esto asegurará que las palabras más importantes de su mensaje se destaquen del resto, lo que ayudará a los lectores a absorber la información de forma rápida y sencilla.
  • Elija una fuente que sea fácil de leer tanto en dispositivos móviles como en computadoras de escritorio. Esto puede ser un desafío, pero existen algunas buenas opciones para garantizar que las personas aún puedan ver lo que escribiste cuando abren sus bandejas de entrada en sus teléfonos o tabletas (y viceversa).
  • ¡Asegúrate de que la fuente también sea fácil para las personas que leen en su cliente de correo electrónico! Algunas fuentes pueden verse geniales a primera vista, pero causan problemas cuando las ven otras personas que no tienen herramientas especiales instaladas en sus dispositivos; es posible que no se muestren correctamente en ciertos clientes de correo electrónico porque no son compatibles de forma nativa con las hojas de estilo de diseño de esos programas. (CSS).

Es posible que desee incluir un logotipo en su firma. Esto se puede utilizar como una señal visual para identificar su marca. Si tiene varios logotipos, considere utilizar uno que sea coherente con su marca y que haya sido diseñado para usarse en documentos comerciales. Asegúrese de que sea claro, simple, reconocible y del mismo tamaño que el resto del contenido en el diseño de su firma de correo electrónico.

Incluya su nombre real y título.

Tu nombre real es más personal que un apodo y debes usarlo en tu firma. Ayudará a sus destinatarios a sentirse más conectados con usted, lo cual es importante para generar confianza y establecer relaciones. Tu nombre real también demuestra que eres profesional, lo cual es una parte importante para que te tomen en serio en el lugar de trabajo.

Recomendamos usar su nombre y apellido (sin segundos nombres), pero algunas personas prefieren usar su nombre legal completo o solo su primera inicial y apellido (por ejemplo, John Smith). ¡La elección depende completamente de ti!

Incluya enlaces a su blog, perfiles de redes sociales y otros perfiles en línea.

  • Si tiene un blog y/o perfiles en redes sociales, incluya también enlaces a ellos.
  • Incluya su dirección de correo electrónico y número de teléfono si es seguro que las personas se comuniquen con usted a través de estos.
  • No olvide su sitio web y su información de contacto (si corresponde).
  • Considere agregar enlaces a otros perfiles en línea como LinkedIn, Twitter o Instagram que puedan resultar útiles para ponerse en contacto con usted.

Incluya una firma manuscrita.

  • Incluya una firma manuscrita.

Las firmas manuscritas son más personales que un autógrafo y ayudan a que su firma de correo electrónico parezca más auténtica. También se destacan porque es raro que la gente los use en la vida moderna, por lo que cuando lo hagas, ¡es probable que la gente preste atención! No es necesario que escriba a mano cada palabra de cada letra de su firma; simplemente escriba "Mejor" o "Atentamente" o algo similar al final de cada mensaje.

  • Utilice combinaciones de colores que coincidan con la identidad de su marca.

Debes integrar el color en el aspecto general de tu marca eligiendo colores que combinen bien y representen la esencia de lo que intentas transmitir (o al menos que no entren en conflicto). Por ejemplo, si uno de los mensajes principales de su empresa es el profesionalismo (y/o la confianza), considere utilizar tonos como el azul marino o el negro como parte de su esquema de marca; Estos colores tienden no sólo a reflejar profesionalismo sino que también implican autoridad por parte de quienes los usan con suficiente regularidad como para familiarizarse con ellos con el tiempo.

Haz que encaje con el resto del estilo de tu marca.

Elegir la fuente adecuada para su firma de correo electrónico es una parte importante para crear una apariencia coherente para su marca. Puede utilizar la misma fuente que su sitio web o elegir algo diferente. Es posible que desees cambiar algunas letras del nombre de tu empresa (por ejemplo, "Estudio" en lugar de "Estudios") para evitar confusión entre los tipos de empresas o servicios ofrecidos. Si desea incluir más de una línea, intente jugar con las fuentes antes de decidir cuál funciona mejor para varias líneas.

También puedes personalizar otros aspectos de su apariencia: cambiar las combinaciones de colores, los colores de fondo (¡o imágenes!) y las imágenes del logotipo si es necesario.

Evite incluir demasiada información.

Es muy fácil dejarse llevar e incluye muchos enlaces diferentes, información de contacto y otros detalles. Pero es importante no abrumar a los destinatarios con información innecesaria. Aquí hay algunas cosas que debes evitar agregar a tu firma de correo electrónico:

  • Su nombre completo, cargo o razón social. La mayoría de las personas no necesitan esto en sus bandejas de entrada: ¡probablemente ya sepan quién es usted!
  • Números de teléfono). Incluir su(s) número(s) de teléfono puede parecer una buena idea (en caso de que alguien quiera comunicarse con usted), pero es más probable que las personas agreguen esta información ellos mismos cuando lo llamen o le envíen mensajes de texto directamente.
  • Dirección(es). Algunos podrían argumentar que incluir una dirección sería útil para cualquiera que intente averiguar dónde está ubicada su oficina, pero hemos descubierto que la mayoría de las personas descubren dónde está la oficina por sí mismas con solo una conexión a Internet y unos minutos de búsqueda. en línea de todos modos.
  • Perfiles/identificadores/enlaces de redes sociales (Facebook/Instagram/etc.). Si bien algunas oficinas tienen políticas sobre la inclusión de enlaces de redes sociales en los correos electrónicos enviados desde cuentas laborales, otras no; ¡Realmente no tiene ningún sentido ya que cualquiera puede buscar en Google cualquier información que desee sobre su empresa de todos modos!

Configure una foto de perfil en la que se pueda hacer clic.

Esto puede ser tan simple como una foto en la que se pueda hacer clic y de buena calidad. Lo mejor que podrías hacer sería utilizar un programa de edición de imágenes como Photoshop o GIMP, pero si no tienes acceso a estos programas, existen muchas herramientas en línea que te permitirán crear tu propia foto de perfil en la que se puede hacer clic con bastante facilidad. . Solo necesita el enlace en la parte inferior de su firma de correo electrónico (debería verse así: https://www.Examplewebsite.com/peter) y luego pegarlo en una de las barras de búsqueda de estos sitios web.

También es importante que su firma de correo electrónico no sea demasiado grande ni demasiado pequeña; idealmente, la imagen completa debería tener 300 × 60 píxeles (lo que equivale a 600 px de ancho). Si es más grande que esto, Gmail no lo mostrará correctamente cuando las personas reciban sus correos electrónicos; si es más pequeño que esto, Gmail reducirá las imágenes incluidas en el código HTML (lo que significa que tampoco se mostrarán correctamente).

Pruebe si hay errores antes de enviar el correo electrónico.

Aunque hayas verificado dos y tres veces tu firma de correo electrónico, es probable que tus ojos pasen por alto al menos un error. Es mejor comprobar si hay errores antes de enviar el correo electrónico en caso de que haya algún problema que impida que alguien lo lea o responda.

  • Compruebe si hay errores de ortografía. Esto es algo que todos deberían hacer antes de enviar un correo electrónico, pero es especialmente importante al crear una firma de correo electrónico porque un error tipográfico podría generar cierta confusión cuando los destinatarios intentan descubrir lo que estás tratando de decir.
  • Compruebe si hay errores gramaticales. Hay muchas herramientas disponibles en Internet (como Grammarly) que pueden ayudar a detectar errores gramaticales dentro del texto y dar sugerencias sobre cómo corregirlos si es necesario; sin embargo, estas herramientas no siempre funcionan perfectamente (por ejemplo, a veces sugieren cambios incorrectos basados ​​en sus propios algoritmos en lugar de en el conocimiento humano), por lo que puede ser útil que revises personalmente lo que has escrito antes de enviar algo. hacia el mundo
  • Verifique errores de formato y enlaces faltantes: al igual que discutimos anteriormente sobre la revisión de ortografía y gramática, este paso también se aplica aquí, ya que los problemas de formato a menudo desvían a las personas cuando leen contenido en línea, como correos electrónicos o sitios web donde puede que no haya suficientes pistas de contexto cerca si algo sucede. tiene un formato incorrecto (los ejemplos incluyen párrafos que comienzan a mitad de una oración en lugar de después de oraciones completas). Además, asegúrese de que no haya enlaces rotos que puedan provocar que los navegadores de los lectores dejen de funcionar correctamente al intentar acceder a esas páginas.

Actualiza tu firma

Si tu firma es mala, actualízala.

No olvide actualizar su firma cuando cambie su dirección de correo electrónico.

No olvide actualizar su firma cuando cambie su nombre (por ejemplo, si se casa y toma el apellido de su cónyuge).

Si todavía estás en la misma empresa pero has cambiado de puesto de trabajo, ¡no olvides actualizarlo también en la firma!

Además, una plantilla de firma de correo electrónico puede ayudarle a ahorrar tiempo a la hora de actualizar su firma de correo electrónico. Si necesitas actualizar la información de tu firma de correo electrónico, es tan sencillo como editar la plantilla y guardarla nuevamente. ¡No es necesario que inicie sesión en cada cuenta de correo electrónico individualmente y cambie cada una manualmente!

Palabras finales

Ahora que sabes cómo hacer que tu firma luzca genial, ¡es hora de empezar a usarla! Pero antes de salir corriendo al mundo y mejorar todos sus correos electrónicos con su nueva firma, hay algunas cosas más que debe tener en cuenta. Primero, recuerde que aunque las firmas de correo electrónico han avanzado mucho desde sus inicios, todavía no son perfectas.

Siempre hay margen de mejora, así que si algo no funciona, no tema cambiar las cosas e intentarlo de nuevo. En segundo lugar (y lo más importante), no copie la firma de otra persona simplemente porque se ve bien: ¡nadie quiere que alguien que piensa que todo esto es demasiado trabajo le robe su voz única! Así que sé creativo con el tuyo; Después de todo, ¿qué podría ser más divertido que crear algo nuevo desde cero?

Recuerde, un generador de firmas de correo electrónico es solo una herramienta y usted es el artista. ¡Así que sé creativo!

Escrito por Ashok Kumar
Director ejecutivo, fundador y director de marketing de Make An App Like. Soy escritor en OutlookIndia.com, KhaleejTimes, DeccanHerald. Contáctame para publicar tu contenido. Mi Perfil

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