Formas efectivas de combatir los factores que afectan la productividad en su lugar de trabajo

"La productividad es la inversión estratégica y deliberada de su tiempo, talento, inteligencia, energía, recursos y oportunidades de una manera calculada para acercarlo considerablemente a objetivos significativos".

Dan Kennedy 

Lo mismo se aplica al lugar de trabajo. Las organizaciones deben tomar medidas calculadas para construir un lugar de trabajo productivo. Esto ayudará a mejorar la calidad del proyecto, garantizar la entrega oportuna, enriquecer la experiencia del cliente y obtener los máximos márgenes de beneficio.   

Sin embargo, varios factores intrínsecos y extrínsecos, como la falta de motivación, problemas personales, roles poco claros, un ambiente de trabajo poco propicio, etc., pueden alterar la productividad en el lugar de trabajo. Por lo tanto, las organizaciones deben implementar medidas para mitigar estos factores que matan la productividad.  

Este blog analiza cómo combatir eficazmente los factores que matan la productividad en el lugar de trabajo y cómo SALVADOREl software avanzado de gestión de recursos de puede ayudar con eso.   

Pero primero, identifiquemos los factores que matan la productividad en el lugar de trabajo. 

Las herramientas y el software en línea nos ayudan a equilibrar nuestro trabajo desde casa y consisten en técnicas de incremento de la productividad con sus mecanismos de diseño y personalización.

Existen muchas variaciones de herramientas en el mercado, según su elección. Pero sólo necesitas uno específico para propósitos específicos.

Entonces, se crea la lista a continuación. 

Lo mismo se aplica al lugar de trabajo. Las organizaciones deben tomar medidas calculadas para construir un lugar de trabajo productivo. Esto ayudará a mejorar la calidad del proyecto, garantizar la entrega oportuna, enriquecer la experiencia del cliente y obtener los máximos márgenes de beneficio.   

Sin embargo, varios factores intrínsecos y extrínsecos, como la falta de motivación, problemas personales, roles poco claros, un ambiente de trabajo poco propicio, etc., pueden alterar la productividad en el lugar de trabajo. Por lo tanto, las organizaciones deben implementar medidas para mitigar estos factores que matan la productividad.  

Este blog analiza cómo combatir eficazmente los factores que matan la productividad en el lugar de trabajo y cómo SALVADOREl software avanzado de gestión de recursos de puede ayudar con eso.   

Pero primero, identifiquemos los factores que matan la productividad en el lugar de trabajo. 

1. ¿Cuáles son los factores que más afectan la productividad en el lugar de trabajo? 

Los factores que destruyen la productividad pueden afectar negativamente a la calidad del proyecto, provocar retrasos en la entrega y disminuir los márgenes de beneficio. Algunos de los principales factores que matan la productividad en el lugar de trabajo son: 

• Ambigüedades en roles y responsabilidades  

• Tareas BAU innecesarias como reuniones y correos electrónicos improductivos 
• Utilización subóptima de los recursos 
• Cultura laboral poco propicia 
• Ausencia de desplazados internos y de oportunidades de mejora de sus capacidades 
• Programa de recompensas y reconocimiento ineficaz 

• Microgestión y falta de autonomía 

Ahora que sabemos acerca de los factores que matan la productividad, veamos cómo combatirlos. 

2. Formas efectivas de combatir los factores que matan la productividad de la fuerza laboral  

Muestra de datos, “El empleado promedio es productivo durante 2 horas y 53 minutos diarios. Eso es sólo el 31% de la jornada laboral promedio de 8 horas”. Por tanto, tomar las medidas correctas es fundamental para mantener la productividad. 

Esta sección discutirá las formas de abordar los factores que matan la productividad en el lugar de trabajo. 

2.1 Definir claramente las responsabilidades clave para evitar ambigüedades de roles 

Las ambigüedades de roles dificultan que los empleados alineen sus esfuerzos con las expectativas, lo que resulta en revisiones y cambios constantes. Esto también puede provocar duplicación de esfuerzos y conflictos entre los miembros del equipo. Todo esto obstaculiza acumulativamente la productividad en el lugar de trabajo.  

Por ejemplo, una empresa de TI está lanzando una nueva aplicación y requiere numerosos desarrolladores y evaluadores. Si los desarrolladores y evaluadores conocen claramente sus tareas, subtareas y el cronograma para completar estas actividades, podrán entregar el proyecto con éxito. De esta manera, los gerentes pueden aumentar la productividad y mantener un flujo de trabajo optimizado.    

2.2 Establecer un protocolo de comunicación para minimizar reuniones improductivas  

Según un estudio realizado por el Boston Consulting Group, Las reuniones y otras actividades improductivas hacen perder entre el 40 y el 80% del tiempo de las personas en la oficina.    

Estos datos muestran que las reuniones innecesarias sin agendas predeterminadas pueden hacer perder el tiempo productivo de los empleados. Además, cuando se agregan a las reuniones recursos que no son necesarios, se consume tiempo que podría haberse dedicado a otras tareas críticas. Además, si un recurso se ve interrumpido constantemente por notificaciones de correos electrónicos o hilos de texto innecesarios, se altera su productividad. 

Por lo tanto, es esencial desarrollar un protocolo estándar para modos de comunicación asíncronos y síncronos. Por ejemplo, los gerentes pueden programar reuniones para temas vitales que requieren actualizaciones críticas y solo agregar recursos críticos a las mismas. Para la comunicación asincrónica, los gerentes pueden hacer circular las actas de la reunión al equipo y agregar solo las personas requeridas en un hilo de correo electrónico o de texto. Maximizará el tiempo de trabajo productivo de los empleados.  

2.3 Garantizar una distribución uniforme del trabajo para una utilización óptima 

Uno de los factores importantes que reducen la productividad es la distribución desigual del trabajo. A veces, los gerentes sobrecargan recursos críticos y asignan menos trabajo a empleados poco calificados. Esto genera estrés, agotamiento, desconexión y baja moral en la fuerza laboral. Si esto se prolonga, estos recursos pierden la motivación para trabajar, volviéndolos improductivos.    

Para mitigar este problema, los gerentes deben considerar la disponibilidad de recursos y sus habilidades antes de asignarlos. Además, deben monitorear los niveles de utilización para evitar una utilización excesiva o insuficiente. Finalmente, en caso de problemas de agotamiento, los gerentes pueden implementar técnicas de optimización adecuadas, como nivelación o suavización de recursos, para aliviar la carga de trabajo. Esto ayudará a mantener el índice de salud de los recursos, mejorar el compromiso de la fuerza laboral y aumentar la productividad.  

2.4 Crear un entorno inclusivo para eliminar prejuicios y conflictos  

El trato diferenciado de los empleados por motivos de género, origen étnico o raza puede crear prejuicios y favoritismo dentro de un equipo. Como resultado, los empleados se sienten infravalorados y desconectados del grupo. Bajará su moral y, a su vez, afectará la productividad en el lugar de trabajo. 

Por lo tanto, las organizaciones necesitan fomentar una ambiente de trabajo diverso e inclusivo que proporcione igualdad de oportunidades para todos los recursos y permita un libre intercambio de ideas desde múltiples perspectivas. Además, también deben fomentar un mecanismo de retroalimentación de 360 ​​grados para crear un ambiente de trabajo positivo y mejorar la productividad. 

2.5 Llevar a cabo programas de mejora de habilidades y capacitación para el desarrollo profesional 

La ausencia de oportunidades adecuadas de mejora de capacidades obstaculiza el crecimiento y desarrollo profesional de los recursos y les hace sentirse insatisfechos en el trabajo. Además, cuando los recursos no cuentan con oportunidades multifacéticas, el trabajo les resultará monótono y aburrido, lo que resultará en desconexión y pérdida de productividad a largo plazo.  

Para superar este problema, las organizaciones deben proporcionar recursos con oportunidades adecuadas de mejora de habilidades y crear un plan de desarrollo individual (IDP) para el desarrollo profesional de los recursos. Esto creará un grupo de recursos con múltiples habilidades y los empleados tendrán la oportunidad de trabajar en diversos proyectos y explorar nuevas vías. Todo esto aumentará la satisfacción laboral y mejorará la motivación de los empleados, haciendo así que el lugar de trabajo sea más productivo.  

2.6 Implementar iniciativas de recompensa y reconocimiento para elevar la moral de los empleados  

Según Deloitte, “El reconocimiento aumenta el compromiso, la productividad y el desempeño de los empleados en un 14%”. Estos datos muestran la importancia del reconocimiento para mejorar la productividad de los empleados. Sin embargo, si el arduo trabajo y las aportaciones de los empleados no son reconocidos y recompensados, perderán interés y se desconectarán, lo que afectará a la productividad.  

Para combatir esto, la dirección debe tener parámetros de acceso transparentes y establecer programas de recompensa basados ​​en el desempeño de los empleados. Las recompensas pueden ser formales, como incrementos, bonificaciones y licencias adicionales, o informales, como menciones en las redes sociales, tarjetas de regalo, etc. De esta manera, otros empleados también estarán motivados para mejorar su productividad, creando así una cultura laboral de alto rendimiento. . 

2.7 Empoderar a los empleados para que elijan proyectos de su interés 

La microgestión y la falta de autonomía en el lugar de trabajo son otros obstáculos que disminuyen la productividad de los empleados. Cuando los empleados están bajo supervisión constante y los gerentes intervienen en cada pequeño detalle, los empleados pierden el sentido de pertenencia y confianza. Esto, a su vez, afecta la creatividad del equipo, lo que lleva a una baja productividad. 

Por lo tanto, se debe permitir a los empleados elegir los proyectos de su interés. Esto promoverá una cultura de autonomía en la que los empleados puedan asumir la responsabilidad total de las tareas individuales. Impulsará la propiedad de las tareas, les permitirá desempeñar su máximo potencial y mejorará la productividad en el lugar de trabajo.   

Ahora veamos cómo el software de gestión de recursos puede ayudar a implementar estas soluciones de manera eficiente y efectiva. 

3. ¿Cómo ayuda el software avanzado de gestión de recursos a mejorar la productividad en el lugar de trabajo? 

El software de gestión de recursos de próxima generación de SAVIOM, con sus funciones avanzadas, puede ayudar a optimizar su fuerza laboral y garantizar la máxima productividad.  

• El software proporciona visibilidad de los recursos en toda la empresa. También cuenta con filtros avanzados que ayudan a los gerentes a asignar los recursos que mejor se adaptan a un proyecto, aumentando así la productividad. 
• La herramienta ofrece inteligencia empresarial en tiempo real, como informes de utilización y mapas de calor codificados por colores. Se puede utilizar para realizar un HIPERVÍNCULO “https://www.saviom.com/blog/track-resource-utilization/” para realizar un seguimiento de los niveles de utilización y mitigar los problemas de sobreutilización y subutilización. También se puede realizar un seguimiento del estado del trabajo y el tiempo real invertido a través del tiempo previsto frente al real y mitigar los problemas de sobreutilización y subutilización. También se puede realizar un seguimiento del estado del trabajo y el tiempo real invertido a través del informe de tiempo previsto versus tiempo real. En caso de desviación, los gerentes pueden intervenir con la orientación adecuada y la corrección del rumbo. En caso de desviación, los gerentes pueden intervenir con la orientación adecuada y la corrección del rumbo. 
• A continuación, la herramienta ERM de SAVIOM proporciona la característica única de Open Seat, donde los empleados pueden expresar su interés. Esto aumenta el compromiso y el compromiso de los empleados, creando un lugar de trabajo productivo.

Herramientas para aumentar la productividad en la oficina

Cada herramienta tiene su propósito en la vida real y en el mundo de las aplicaciones. Los métodos de integración pueden confundirnos con el objetivo de la herramienta, pero puedes descubrirlo cuando se utiliza.

1. tiempoTracko

La conciencia sobre la gestión del tiempo es crucial en los negocios. Ya sea empleado o empleador, todos deben tener cuidado con su tiempo.

timeTracko proporciona la atmósfera necesaria para generar una mayor confianza entre empleadores y empleados. Tiene funciones de seguimiento del tiempo y gestión de asistencia a las que cualquier autoridad puede acceder como datos. 

timeTracko rastrea el tiempo inactivo y activo y toma una captura de pantalla de la pantalla de los empleados, validando su trabajo. 

Cuando hay un sistema de seguimiento disponible, todos los empleados estarán conscientes de la entidad de seguimiento, lo que aumenta la productividad, y nadie perderá tiempo.

Los análisis disponibles en el software sobre cada empleado ayudan a organizar un mejor equipo y aumentar la eficiencia del trabajo.

Tiene una oferta de prueba gratuita de 14 días.

2. ProofHub

ProofHub es un software de gestión de proyectos todo en uno que combina una variedad de tareas
aplicaciones consolidadas en un paquete conveniente.
Se centra en tres aspectos de la comunicación en el lugar de trabajo, la gestión de proyectos, el trabajo en equipo,
planificación de proyectos y participación de las partes interesadas. ProofHub le permite planificar, gestionar y
organiza tus proyectos de principio a fin. Es un centro centralizado para todos sus proyectos, tareas,
equipos e interacciones con clientes.

La mayoría de las actividades del proyecto son gestionadas por ProofHub, ya sea organizando proyectos según
eventos e hitos del calendario o debatir ideas esenciales con su equipo.
ProofHub también ofrece opciones de precios muy asequibles con dos planes de precios principales para los usuarios:
● El plan Essential tiene un precio de $45 al mes y se factura anualmente.
● El plan Ultimate Control tiene un precio de $89 al mes y se factura anualmente.

3. Ultimo pase

LastPass es la solución a tus olvidos y pánicos relacionados con las contraseñas en los negocios. Es el software de gestión de contraseñas definitivo.

Puedes agregar una extensión a tu navegador y comenzar a usarlo. Tendrá que crear un perfil con una contraseña maestra para su bóveda. La bóveda almacena información sobre la autenticación de todas las aplicaciones que utiliza en el trabajo. 

Puede acceder a todas sus contraseñas importantes en caso de que las olvide.

La seguridad es la principal preocupación cuando se trata de contraseñas. Existe una autenticación multifactor con un potente algoritmo de autenticación en acción que mantiene su información segura.

Para 1 dispositivo el costo es nulo y la oferta más cara es de $4, dirigida a toda la familia. Es casi gratuito.

4. Flojo

Slack sirve para la organización de métodos de comunicación, entre miembros del equipo y otros empleados, incluso de otras organizaciones. 

La mejor característica de Slack es que nos permite crear nuestro propio canal y agregar las personas deseadas al canal. Reunión y la transacción de mensajes es muy fácil.

Slack eliminó la necesidad del uso excesivo de correos electrónicos entre los trabajadores de la empresa. Puedes compartir todo con mensajes al instante y sin problemas.

La experiencia de usuario de Slack es un formato cómodo y fácilmente comprensible. Los principiantes no tendrán problemas para colaborar con el equipo. 

En los negocios, la comunicación y la rentabilidad tienen un valor primordial. 

Slack proporciona ambos. La versión gratuita tiene algunas limitaciones pero ofrece mucho para satisfacer sus necesidades.

5. Gramaticalmente

La formalidad y los estándares en la documentación comercial son las descripciones de su clase comercial.

Me temo que es verdad, aunque es difícil de digerir, la gente juzga los libros por la portada en los negocios. Puede ser por ética moral o por seguridad de las inversiones, pero la convención es necesaria en los negocios.

La calidad de nuestros textos en el documento agrada al lector y nuestra probabilidad de éxito aumenta. Grammarly nos ayuda con tales tareas.

Grammarly es una excelente herramienta para la corrección de borradores. Puede agregar la extensión a su navegador y le aconsejará y ayudará a cambiar el texto en tiempo real. Estarás aprendiendo y completando tu tarea.

Hay diferentes emojis integrados en la ventana de corrección, que le permitirán identificarse rápidamente con los consejos.

Se pueden detectar ortografía y puntuación simples en la versión gratuita, pero la detección de plagio, informalidad y otros errores solo están disponibles en el paquete premium.

Cuesta $12 por mes si se paga anualmente.

6. Pocket

Pocket es una aplicación para organizar artículos, videos e historias de otras publicaciones, aplicaciones y sitios web para referencias futuras. Podemos personalizar nuestro propio espacio para recibir actualizaciones web diarias.

Puedes agregar la extensión a tu navegador y agregar las páginas que están abiertas en tu pestaña con solo un clic en el ícono de la aplicación. Y ahora se puede acceder a ellos desde cualquiera de los dispositivos que hayan iniciado sesión en su cuenta.

Es realmente sencillo de utilizar y eficaz, ya que la navegación web hace perder mucho tiempo, lo que es perjudicial para el negocio. 

Para uso personal, la versión gratuita es suficiente e incluso funciona sin conexión.

7. Google Suite

Google proporciona un conjunto completo de herramientas para una gestión adecuada de proyectos. Sólo necesitas tener una cuenta de Gmail para utilizar los servicios de Google Suite.

No cuesta nada utilizar los servicios de gestión de proyectos de Google, por lo que puede ser tu primera opción si estás pensando en colaborar en línea. Es probable que haya diferentes cosas que puedas hacer con Google.

El calendario de Google tiene funciones para proporcionar información de fecha y hora entre sí en un equipo. Los documentos tienen funciones para diseñar, escribir textos, preparar hojas de datos de Excel y servicios similares de Microsoft Office. Tienes 15 GB de espacio de almacenamiento en Google Drive y puedes acceder a tus archivos cuando quieras.

Tiene servicios de comunicación y chat que pueden ser útiles para la coordinación durante el trabajo del proyecto.

Todos los servicios de Google tienen como objetivo mejorar los negocios.  

8. Canva

Canva es una plataforma de diseño gratuita que se ejecuta en el navegador y tiene una usabilidad adecuada. Puedes trabajar en cualquier diseño usándolo.

Ayuda a realizar presentaciones en vídeo, publicaciones de Instagram, carteles, logotipos, infografías, folletos y muchos otros medios publicitarios. Hay muchas funciones que complementan su trabajo diario con el diseño.

Las plantillas gratuitas impulsarán tu creatividad con ideas, las imágenes gratuitas te ayudarán a ilustrar tus ideas y las funciones sencillas de arrastrar y soltar te ayudarán con la eficiencia. Ahorrarás mucho tiempo y realizarás el trabajo cuando utilices Canva. 

Cuenta con servicios de impresión y entrega. Si desea algo como camisetas o cerámica lista en la puerta de su casa con el diseño grabado, puede hacer arreglos con los funcionarios allí. La mayoría de las veces, cuando se acercan eventos y no tiene tiempo suficiente para hacer todo, puede realizar ese pedido. Evidentemente, en la zona donde hay una sucursal de Canva.

La versión paga de Canva tiene más acceso a las fotos y al inventario.  

9. Evernote

Evernote es la mejor aplicación para tomar notas que existe para la productividad y un estilo de vida organizado. Tenemos muchas responsabilidades durante el día y las noches de la vida laboral. Necesitamos ayuda para recordar nuestros planes y Evernote nos proporciona ese asistente.

Puede crear cronogramas de tareas, recordatorios, fechas y plazos en la aplicación. Al sincronizar Google Calendar con tu aplicación, puedes comenzar gestión del tiempo inmediatamente.

Puede escanear su documento en papel y digitalizarlo al instante. Se ahorra mucho tiempo de oficina cuando puedes jugar con tu documentación de esta manera.

Puede recortar las páginas web y guardar el contenido de forma personalizada, sin anuncios, para referencia futura en su proyecto. Ahorra tiempo navegando por Internet.

Evernote se utiliza para horarios personales y productividad entre el trabajo y la vida personal. Hay planes gratuitos y planes pagos personales y profesionales, y la integración con otro software requiere un plan pago.

El trabajo de oficina es eficiente con Evernote en la lista de empleados de la aplicación.

10. Asana

El trabajo en equipo es fundamental en la oficina porque la colaboración entre los miembros determina la productividad. Los miembros del equipo pueden trabajar juntos en Asana de forma remota.

Asana ayuda a organizar la distribución de tareas en un equipo. No sólo la organización y asignación de tareas, sino que también notifica sobre plazos y prioridades.

Puede realizar un seguimiento del progreso de un determinado miembro del equipo, centrarse en tareas específicas y progresar por separado. La distribución de tareas se planifica teniendo en cuenta todas las limitaciones.

Gracias al espacio de trabajo compartido, existe una mejor transacción de datos e información entre los miembros del equipo. Se puede personalizar y configurar el flujo de trabajo rápidamente.

Las funciones básicas son gratuitas. Según la noticia, hay disponibles planes premium y comerciales pagos.

11. Dropbox

Caminar con pendrives de aquí para allá, de vez en cuando, está pasado de moda y es menos eficiente cuando tenemos la posibilidad de almacenar en la nube nuestros archivos y documentos importantes. Podemos acceder a todos los documentos relacionados con el trabajo desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.

Dropbox proporciona soluciones para el almacenamiento seguro en la nube de nuestros datos con la interfaz de usuario más sencilla. Cualquiera puede trabajar con él sin ninguna formación específica. 

Podemos compartir los documentos con los miembros de nuestro equipo cuando tengamos que colaborar en un proyecto. 

Puede integrarlo con sus otras herramientas de gestión de proyectos y aplicaciones de comunicación en línea. Incluso puede compartir la información con los clientes manteniendo la confidencialidad de los registros oficiales para cualquier otro tercero.

Dropbox es una base de datos para tus archivos de trabajo o archivos personales importantes, por lo que no debes cargar con un medio físico de transferencia de datos.

La productividad de Office radica en la eficiencia y la menor molestia, y Dropbox es la solución.

Es una aplicación dedicada basada en servicios, por lo que solo hay planes pagos disponibles a partir de $15.

Conclusión

El escritor canadiense Robin Sharma dice: "No confunda actividad con productividad. Mucha gente simplemente está ocupada estando ocupada”.  

Por lo tanto, agregar más trabajo sólo hará que su fuerza laboral esté más ocupada pero menos productiva. Cuando se combinan con una herramienta avanzada de gestión de recursos, las estrategias anteriores pueden ayudarle a maximizar el potencial de la fuerza laboral y conducir a un mayor éxito organizacional. 

Hay opciones sobre cómo va a realizar su trabajo. Opciones para la selección de herramientas, opciones para la elección de costos y opciones para usarlas o no.

Teniendo en cuenta el tiempo y la demanda de la situación actual, es aconsejable acostumbrarse a las herramientas modernas en línea. 

Quién sabe, estamos configurando el futuro para hacer negocios de forma remota, acostumbrándonos a ellos. Y la productividad en la oficina debe ser innata en usted dondequiera que realice su trabajo.

Acostumbrémonos.