La acreditación Oficina de Estadísticas Laborales de EE.UU. anunció que 4.2 millones de estadounidenses abandonaron sus puestos de trabajo, la cifra más alta desde 2000, y otros 1.4 millones de personas fueron despedidas y despedidas de sus servicios.
Esta tasa de deserción de empleados históricamente alta ha resultado en una crisis de personal indefinida para las empresas, lo que ha impactado negativamente el crecimiento, la rentabilidad y otros indicadores. Sin embargo, las causas de la falta de personal también pueden deberse a restricciones presupuestarias, ausencias programadas o no planificadas de los empleados, etc.
Como resultado, la fuerza laboral existente debe asumir la carga de trabajo adicional, lo que no es sostenible en el largo plazo. Conduce al agotamiento de los empleados, compromete la calidad del proyecto, etc. Por lo tanto, las organizaciones deben gestionar los problemas de falta de personal de manera adecuada para mantener la eficiencia y la productividad.
Este artículo destaca algunas formas efectivas de gestionar los problemas de falta de personal en una organización y cómo SalvadorEl software de gestión de recursos puede ayudar a optimizarlo.
Vamos a empezar -
1. ¿Cómo afecta la falta de personal a una organización?
Una organización con escasez de personal a menudo es testigo de una fuerte caída en varias métricas como la capacidad de producción, la productividad de los empleados, el tiempo de respuesta y la rentabilidad. Esto se debe a que no podrán cumplir con la carga de trabajo estándar y podrían sobreutilizar a sus empleados existentes al asignar trabajo adicional para cumplir con los requisitos del proyecto. Esto provoca agotamiento físico, estrés y agotamiento, lo que resulta en una reducción de la productividad.
Además, debido a la carga de trabajo adicional, los empleados pueden incumplir los plazos o no entregar productos de calidad. Si la situación persiste durante mucho tiempo, podrían perder interés en sus trabajos y, finalmente, dimitir. Una alta tasa de rotación es costosa para las empresas, ya que paga costos directos de salida cuando un empleado se va e incurre en gastos adicionales para reclutar y capacitar a nuevos trabajadores.
Una disminución repentina de la fuerza laboral existente podría exacerbar el problema de la falta de personal. Además, una alta rotación en un lugar de trabajo que ya carece de personal puede detener las operaciones en circunstancias extremas, dañando la reputación y el valor de mercado de la empresa.
Ahora que las consecuencias de la falta de personal están claras, esto es lo que puede hacer.
2. Formas de gestionar los problemas de falta de personal
La falta de personal puede reducir significativamente la eficiencia organizacional, afectando los resultados de la empresa. Pero algunos de sus efectos se pueden combatir con medidas adecuadas. Así es cómo:
2.1. Priorizar proyectos en función de objetivos estratégicos
Cuando los recursos de una empresa son limitados, es vital priorizar proyectos de valor agregado que prometan un mayor retorno de la inversión. Por ejemplo, si una organización tiene varios proyectos en trámite pero solo una cantidad limitada de recursos para trabajar, se puede dar preferencia a los proyectos más críticos.
Esto permite a los gerentes asignar sus recursos limitados a proyectos adecuados y aumentar los márgenes de ingresos. Además, priorizar proyectos les ayuda a cumplir sus objetivos financieros y estratégicos a largo plazo con una fuerza laboral limitada.
2.2. Estimar los requisitos de recursos para cada proyecto.
Estimar los recursos necesarios antes de iniciar un proyecto es especialmente importante cuando son escasos. Si no se evalúan con precisión los requisitos del proyecto y las habilidades requeridas, se producirá una productividad inadecuada de los recursos, lo que provocará una calidad deficiente, insatisfacción del cliente y sobrecostos.
Cuando los gerentes de proyecto estiman los requisitos de recursos por adelantado, les da suficiente tiempo para identificar y asignar recursos. Esto también les ayudará a implementar tratamientos de recursos, como reposición fuera de rotación, capacitación, etc., para mitigar la escasez de recursos. Esto permite a los gerentes entregar proyectos de calidad con disponibilidad limitada de recursos.
2.3. Optimizar la utilización rentable de cada recurso
Cuando las organizaciones carecen de personal suficiente, los recursos tienden a utilizarse en exceso debido a una carga de trabajo excesiva, lo que genera estrés y agotamiento. Por otro lado, cuando a los empleados se les pide con frecuencia que trabajen en tareas no facturables, se produce baja moral y falta de compromiso.
Al implementar métodos de optimización de recursos, los gerentes pueden garantizar la distribución uniforme de la carga de trabajo de aquellos recursos que están sobreutilizados. También pueden movilizar recursos subutilizados de proyectos no facturables a proyectos facturables para impulsar los rendimientos financieros. Esto mejorará el rendimiento, aumentará la productividad, aumentará la generación de ingresos y evitará el aburrimiento o la desconexión.
2.4. Aplicar una estrategia de rotación externa/reposición durante el inicio del proyecto.
Cuando un proyecto requiere recursos críticos para completar una tarea, pero ya están reservados, puede resultar complicado cubrir estos puestos con poca antelación. Para ayudar a llenar estos vacíos, un administrador de recursos puede utilizar estrategias de rotación externa y reposición. Esto sucede sólo después de determinar si el proyecto ha alcanzado un estado estable en el que la falta de un recurso crítico no lo afectaría negativamente.
El administrador de recursos negocia con el gerente de proyecto en cuestión la rotación del recurso vital para el nuevo proyecto y se asigna un reemplazo adecuado a la vacante. Esto permite que el nuevo proyecto adquiera los conocimientos especializados necesarios. habilidades sin interferir con el existente. Además, esto garantiza que ambas demandas del proyecto se cumplan sin contratiempos ni riesgos a pesar de los recursos limitados.
Las organizaciones deben aprovechar el máximo potencial de los recursos existentes para garantizar la calidad del proyecto. Sin embargo, esto puede resultar un desafío cuando las organizaciones trabajan con un grupo de talentos limitado. Una de las formas efectivas de hacerlo es mediante la implementación de la colaboración entre departamentos. Esta estrategia permite a los empleados trabajar en proyectos que no pertenecen a sus respectivos departamentos pero que aún requieren sus talentos.
Esto permite a los empleados diversificar sus carteras y conjuntos de habilidades al tiempo que brinda nuevas oportunidades de aprendizaje. Además, cuando los empleados se comunican y comparten sus conocimientos y experiencias, les ayudará a aprender y crecer. De esta manera, las empresas pueden utilizar de forma inteligente su fuerza laboral existente, ejecutar proyectos con éxito y mejorar la eficiencia.
2.6. Invertir en programas de desarrollo de habilidades múltiples
Una de las formas más efectivas de mejorar la eficiencia cuando no hay suficiente personal es llevar a cabo programas de desarrollo de habilidades múltiples. Por ejemplo, si una tarea requiere recursos con competencia en dos habilidades separadas, las habilidades múltiples garantizan que, en lugar de dos personas diferentes, solo una persona estará equipada para ejecutar la tarea.
Muchos empleados dominan la realización de diferentes tareas que exigen competencias variadas. Como resultado, las organizaciones pueden aprovechar estos recursos y perfeccionar sus habilidades para asignarlos a diversos proyectos. Por lo tanto, las organizaciones no perderán nuevas oportunidades y mantendrán la eficiencia incluso con un conjunto de recursos más pequeño.
2.7. Utilizar recursos contingentes para necesidades a corto plazo.
Cuando un proyecto a corto plazo requiere un recurso especializado que actualmente no está disponible en el grupo de personal de la organización, contratar un recurso contingente puede ayudar a hacer las cosas. Las organizaciones pueden adquirir trabajadores eventuales, como autónomos o contratistas, a través de proveedores seleccionados, especialmente si se trata de un requisito único.
De esta manera, pueden evitar los gastos generales adicionales que supone contratar empleados permanentes o perder la oportunidad por completo. Esto también reducirá el tiempo de capacitación, minimizará los ciclos innecesarios de contratación y despido, ayudará a formar la combinación adecuada de personal permanente y eventual y aumentará la eficiencia empresarial general.
Veamos cómo una herramienta de gestión de recursos aborda eficazmente la escasez de mano de obra.
3. ¿Cómo puede una herramienta avanzada de gestión de recursos ayudar a gestionar la falta de personal en una organización?
El software de gestión de recursos de Saviom, con su visibilidad centralizada en tiempo real, permite a las organizaciones gestionar la falta de personal de forma eficaz.
- La función de previsión de recursos puede identificar la demanda de recursos con antelación. Esto permitirá tomar medidas adecuadas para cerrar la brecha entre la demanda y la capacidad y ayudar a reducir cualquier limitación futura de recursos y agilizar la asignación de recursos.
- El informe Pronóstico versus datos reales ayuda a identificar el tiempo necesario para completar el trabajo en comparación con el tiempo estimado. Por lo tanto, los gerentes pueden evaluar si los recursos están tardando más de lo previsto en completar una tarea, especialmente cuando los recursos son limitados o si hay un exceso en el presupuesto, y tomar medidas correctivas para asegurar el éxito del proyecto.
- Los informes de utilización y los mapas de calor codificados por colores permiten a los gerentes determinar si sus recursos limitados están sobreutilizados o subutilizados. En consecuencia, pueden aplicar medidas adecuadas para optimizar la asignación.
Todas estas funciones de gestión de recursos ayudan a abordar el problema de la falta de personal.
4. Conclusión
En el entorno ferozmente competitivo actual, es imperativo tomar medidas adecuadas para garantizar la viabilidad y rentabilidad de las empresas a largo plazo. Incluso si su organización no cuenta con suficiente personal, los métodos mencionados anteriormente lo mantendrán a flote y le permitirán mantener su ventaja competitiva. Además, si se combina con el software de gestión de recursos adecuado, el rendimiento y la eficiencia de su empresa se dispararán, impulsándola a nuevas alturas de éxito.
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